Planificación de un viaje de negocios

Para los dueños de negocios, un viaje de negocios puede ser una herramienta valiosa y una deducción de impuestos. Sin embargo, por lo general, el propietario de la empresa recibe impuestos y descubre que hay una gran deuda tributaria adeudada.

Entonces las ruedas comienzan a girar. “¿Qué otras deducciones me perdí? ¡Oh, sí, vacaciones familiares!” Los pensamientos giran en torno a las vacaciones familiares y cómo podrían interpretarse como un viaje de negocios. La verdad es que a menos que haya hecho negocios después de que sea demasiado tarde.

Es posible combinar un viaje de negocios y unas vacaciones familiares, pero hay cosas que debe hacer bien para que sea legal. Todos los veranos se organizan seminarios relacionados con el trabajo y excursiones, y es una buena idea llevar a su familia. Tenga en cuenta que solo la parte comercial de su viaje es deducible de impuestos.

Si conduce su automóvil, no cuesta gasolina llevar a su esposo e hijos juntos, por lo que toda la gasolina es deducible. Pero si se detiene a comer, solo las personas involucradas en el aspecto comercial del viaje pueden deducir la comida.

Si todos se quedan en una habitación de hotel, es posible que no cueste más por la habitación a menos que lo dejen solo, toda la habitación es deducible. Si cuesta más para más personas en la habitación, el extra no es deducible de impuestos.

Los parques de diversiones generalmente no son deducibles de impuestos a menos que se encuentre en un negocio de parques de diversiones. Las deducciones deben ser honestas y estar relacionadas con su campo de actividad.

Estas son algunas de las cosas que debe hacer al planificar y realizar un viaje de negocios.

1. Planifique con anticipación. Haga un plan sobre su destino y las actividades que realizará. Hay muchas fuentes (especialmente en Internet) que pueden brindarle información sobre negocios y eventos en el área a la que planea ir.

2. El propósito del negocio. Tienes un propósito específico para el viaje. Puede incluir cosas como visitar otras empresas como la suya para ver cómo funciona, mantenerse en contacto con clientes o proveedores, buscar oportunidades de expansión y más.

3. Guarde los recibos. La clave para obtener deducciones es poder demostrar que tuvo gastos. Los recibos incluyen el recibo de venta real, cheques, extractos de tarjetas de crédito y extractos bancarios.

4. Inscriba a miembros de la familia. Dependiendo del tipo de negocio en el que esté involucrado, hay ocasiones en las que su familia puede ayudarlo a recopilar información y brindar una perspectiva diferente a la información que recopila y coloca en su investigación.

Si les pide ayuda a los miembros de la familia, pídales que escriban un informe al final del viaje, expresando sus opiniones y perspectivas. Asegúrese de vincularlo con el propósito del viaje.

5. Regístrese a dónde va. Lleve un registro de los lugares a los que va, que están relacionados con el negocio. Un cuaderno o una agenda puede funcionar. Además, un sobre con el registro al frente y los recibos e información de los lugares a los que ingresa es útil.

6. Registre con quién está hablando. Lleve un registro de con quién se encuentra y de lo que habla. Una vez más, puede resultar útil un cuaderno, una agenda o un sobre.

7. Anote lo que está buscando. Mantenga un registro de la información que recopile.

8. Tarjetas de visita. Conserve una tarjeta de presentación de las personas que conoce y las empresas que visita que estén relacionadas con el negocio.

9. Conserve los botones de los tickets. Mantenga los botones de eventos como seminarios y ferias comerciales. Recuerde lo que aprendió de los eventos.

10. Resuma. Al final del viaje, escriba un resumen de lo que ha logrado y las conclusiones que ha extraído.

El IRS analiza cuidadosamente los viajes de negocios. Sus propósitos y vigencia pueden ampliarse. Al planificar con anticipación y mantener buenos registros, sus gastos legítimos se pueden deducir cómodamente y de acuerdo con los códigos y reglas del IRS.